El producto COE (Control Óptimo del Efectivo), de la firma Bit Consulting y comercializado por MGI Accusys, es un software de gestión diseñado para el manejo integral y eficiente de los recursos monetarios de las instituciones financieras que tiene como objetivo maximizar la rentabilidad.

Basado en modelos de inteligencia operativa y financiera aplicados a la gestión y planificación de los recursos monetarios de las instituciones financieras en forma integral y eficiente, generan rentabilidad mediante la reducción de gastos y el uso productivo del dinero que de otra forma quedaría como saldo ocioso consecuencia de una gestión imprecisa.

COE permite convertir la tenencia de efetivo en un negocio y no en una carga financiera.

Beneficios operativos

• Planificar de forma integral el efectivo o masa monetaria generando una posición contable precisa que acelere la rotación del dinero.
• Reducir entre un 10 y 30% el costo de transporte de su recurso monetario.
• Reducir un 30% el tiempo de su ciclo de procesos.
• Administrar tesoro de Sucursales, Cajeros Automáticos, Cajas, Centros de Abastecimiento o tesorerías regionales

Beneficios estratégicos

Reducción de costos

• Por transporte
• Por seguros
• Otros costos (por ejemplo, el tiempo de los recursos humanos que realizan procesos de forma manual).

Rentabilidad

El manejo eficiente del efectivo por parte de la  institución implica mantener adecuados niveles de efectivo en los diferentes canales según la demanda de los clientes. Pero eso no debe ir en detrimento de la rentabilidad sino que debe considerar la relación que existe entre la disponibilidad de efectivo y los niveles de captación de la organización.

Imagen

Un adecuado servicio de dispensación de dinero a través de los ATMs es un factor de incidencia positivo o negativo sobre la imagen de la institución.  COE contribuye precisamente a alcanzar los niveles de Up Time de dispensación correcto.

Seguridad

Blindar la gestión del efectivo a través de un proceso automático que elimine pasos manuales o de alta participación de personal a través de medios poco seguros como el teléfono o el papel pre impreso en la solicitud de la remesas contribuye a garantizar la seguridad de la información.

• Límite máximo: monto por denominación que puede solicitar una sucursal a la Tesorería diariamente.
• Reporte demanda de efectivo: permite a la tesorería conocer diariamente cuál es la demanda de efectivo solicitada por la red de sucursales y compararlo con la disponibilidad en Bóveda, mostrando los datos necesarios para la planificación del flujo del efectivo.
• Encaje y Seguro: reporte que presenta comparativo del saldo de cierre diario vs. el límite de efectivo fijado para las unidades de negocio, permitiendo monitorear los excesos y déficit del efectivo.
• Multibóvedas: funcionalidad que permite a las tesorerías regionales controlar las entradas y salidas del efectivo a través de pases internos entre el personal encargado de las tareas de recepción y despacho de remesas.
• Régimen informativo de billetes y monedas: proceso automático que apoya el cumplimiento de la resolución del BCRA de suministrar la información del billetaje quincenalmente al ente emisor.
• Seguro de vereda: proceso automático por el que se configura en el sistema la división de remesas grandes en varias remesas, según la exigencia de las empresas de seguros y las empresas de transporte.
• Balance Operativo Contable: proceso que genera información de los saldos de cierre de las unidades de negocio para su posterior comparación con los saldos contables del Banco y su control.
• Aprobación y despacho masivo de remesas: funcionalidad que facilita los procesos de despacho de los envíos de forma rápida y segura dentro del sistema.
• Ajuste de costos: permite realizar ajustes sobre los cálculos ya realizados por el sistema, luego de contrastar la información con la facturación recibida de la empresa de transporte. Alertas: cambios en los parámetros sensibles (ej. límites de efectivo por unidades de negocio y  límites de efectivo solicitados);  composición del inventario de efectivo (clasificación y denominaciones); costos, diferencias faltantes y sobrantes, entre otros.
• Posición de efectivo: proceso automático que brinda información diaria en reporte y en archivos .txt sobre la posición de la institución financiera.
• Contabilidad: generación automática de todos los asientos contables generados por las operaciones derivadas de los movimientos del efectivo.
• Control de rutas permitidas: permite controlar las rutas entre emisores y receptores de los envíos, evitando desorden y desinformación entre las áreas relacionadas con las remesas enviadas.
• Hoja de Ruta: permite controlar el envío de las remesas una vez que son entregadas a las empresas de transporte.

Central Operativo

Apoya la gestión operativa a través de la configuración de reglas de negocio aplicables a los envíos, clientes especiales y a múltiples combinaciones de emisores/receptores de remesas.

Sucursales/ ATMs

• Controla de manera eficiente las operaciones de efectivo tanto de las sucursales como de los ATMs, a través de una comunicación directa y en tiempo real con el módulo de administración central del efectivo.
• Permite el manejo integral y eficiente en los ATMs a través de las consultas de los arqueos efectuados por las sucursales, mediante el monitoreo permanente del efectivo de los cajeros automáticos. Maximiza la rentabilidad mediante la optimización del UP-TIME de dispensación.

Gerencia

Permite al responsable de la zona o región realizar análisis para la correcta toma de decisiones con respecto a los cupos asignados a las distintas agencias o sucursales, ATMs y tesorerías a su cargo.

Administración de perfiles

Administración de usuarios, grupos y perfiles que interactúan con la Suite COE a fin de autenticar las credenciales de los usuarios y desplegar el acceso a las funcionalidades correspondientes a cada perfil.

Módulos de Comunicación

Control de Interfaces

El módulo de interfaces permite funcionalmente al usuario iniciar y detener cualquiera de las interfaces configuradas. Se pueden incorporar y eliminar interfaces en forma de plugins. Asimismo, permite acceder a las operaciones de control que posea particularmente cada interfaz, entre las cuales están:

• Mostrar log de operaciones del servicio.
• Reiniciar/ Detener/ Iniciar servicio.
• Consultar parámetros de configuración, cantidad de operaciones con éxito o con error.

Interfaces COE:

• Interface de Contabilidad.
• Interface de Terminal Financiero.
• Interface de Saldos de Caja.
• Interface de ATM.

Módulo de Información

Pronósticos y Proyecciones

Apoyo para la toma de decisiones con respecto a asignación de remesas y niveles óptimos de efectivo. Con el Sistema de Pronósticos y Proyecciones obtiene las mejores propuestas para tomar las decisiones acertadas, basadas en modelos y algoritmos estadísticos, algebraicos, probabilísticos y de optimización.

Calcula variables críticas como: cupos óptimos de efectivo en Sucursales y ATMs, montos por denominación de remesas a ser solicitadas o enviadas y pronósticos de hasta 15 días del movimiento de efectivo de sus unidades de negocio, considerando los errores mínimos en cada estimación.

Todos estos cálculos son realizados considerando distintos escenarios estratégicos, permitiendo así que sea el usuario quien escoja el que mejor se adapte a su planificación: reducción de costos, maximización de rentabilidad o punto de equilibrio.